الملف الرقمي للموظف؛ كل ما تحتاجه لإدارة موظفيك في مكان واحد

في عالم الأعمال الحديث، أصبحت الحاجة إلى حلول تقنية شاملة أمراً ملحاً لتحسين إدارة الموارد البشرية وتبسيط العمليات المعقدة، وهنا يأتي الملف الشخصي للموظف من جسر لإدارة الموارد البشرية حلاً مبتكراً يُحدث نقلة نوعية في تنظيم البيانات وإلغاء الفوضى الورقية وتقديم أدوات متطورة لتوحيد وتبسيط إدارة كافة معلومات الموظفين. مع جسر، لا داعي للقلق بشأن فقدان البيانات أو تأخير المعاملات، فالملف الرقمي يتيح كل التفاصيل في متناول يدك بسهولة وأمان. فما هو الملف الرقمي؟ وما هي مزايا الملف الرقمي للموظف من جسر؟

ما هو الملف الرقمي للموظف؟

الملف الشخصي الرقمي للموظف الذي تقدمه منصة جسر لإدارة الموارد البشرية هو حل مبتكر وشامل يتيح للمنظمات إدارة جميع البيانات المتعلقة بالموظفين منذ لحظة تعيينهم وحتى انتهاء خدمتهم، ويمثل هذا الملف الرقمي قاعدة بيانات مركزية ومرنة تُنظم المعلومات الشخصية والمهنية والوظيفية لكل موظف بطريقة منظمة وآمنة دون الحاجة إلى المستندات الورقية، ما يقلل من مخاطر الضياع ويوفر مساحات تخزين كبيرة كانت تُستخدم للأرشفة.

مزايا الملف الرقمي للموظف من جسر

مع تنوع التحديات الإدارية التي تواجهها الشركات يومياً يظهر الملف الرقمي للموظف من جسر أداةً متكاملة توفر العديد من المزايا لتسهيل إدارة الموارد البشرية بطرق أكثر ذكاءً ومرونة، فما الذي يميز الملف الرقمي الشخصي من جسر عن غيره؟

• الشمولية

يقدم جسر خيارات متعددة لإدخال بيانات الموظفين، سواء يدوياً أو عبر استيراد البيانات من أنظمة أخرى لتجميع كافة معلومات الموظفين في مكان مركزي واحد وآمن يسهّل على المديرين الوصول إلى البيانات الضرورية وإدارتها بسرعة ودقة من أي مكان وفي أي وقت، ويتميز الملف الشخصي للموظف في نظام جسر بخاصية الشمولية التي تسمح بتقديم جميع البيانات المتعلقة بالموظف بداية من معلوماته الشخصية والمهنية، مروراً بتفاصيل أدائه الوظيفي، وصولًا إلى المستندات والعُهد والتسويات النهائية عند انتهاء الخدمة.

ويستطيع مشرف النظام تحديد الأنواع المختلفة للمستندات التي يجب أن تظهر في الملف الشخصي للموظف، مثل الشهادات المهنية أو وثائق الهوية أو العقود ورفع نسخة إلكترونية لكل مستند، ما يسهل الاطلاع عليها عند الحاجة، علاوة على ذلك، يُمكنه تفعيل ميزة التنبيه بقرب انتهاء صلاحية هذه المستندات لتجنب أي تأخير أو غرامات محتملة.

ويمكن الوصول إلى إعدادات أنواع مستندات الموظف بسهولة من خيار “مستندات الموظف” من ملفه الشخصي، كما تتيح المنصة إضافة أنواع جديدة من المستندات ببساطة عبر خيار “إضافة مستند”، ويمكن للنظام تخصيص إعدادات كل مستند بما في ذلك تحديد ضرورة إدخال تاريخ انتهاء الصلاحية للاستفادة من خاصية التنبيهات الخاصة بالمستندات وإرسال تنبيهات تلقائية تذكّرك بموعد التجديد ما يضمن سير العمليات الإدارية بسلاسة ودون تعطيلات.

المركزية وجمع المعلومات في مكان واحد

يعد الملف الرقمي للموظف من جسر أحد أهم أدوات التحول الرقمي في إدارة الموارد البشرية، إذ يساهم جمع وتوحيد كافة البيانات المتعلقة بالموظف في نظام مركزي شامل في تحسين التكامل بين مختلف أقسام الشركة من خلال إتاحة مشاركة البيانات بسهولة ودقة، على سبيل المثال، يمكن لفريق الموارد البشرية إعداد تقارير أداء شاملة ومشاركتها مع الإدارة العليا لدعم قرارات إستراتيجية مبنية على معلومات موثوقة، بينما يستطيع فريق المحاسبة الوصول مباشرة إلى بيانات الرواتب والبدلات ما يقلل من استفسارات الأقسام المختلفة ويعزز كفاءة العمليات.

كما يساعد الملف الرقمي في تحسين الكفاءة التشغيلية عبر دمج بيانات متعددة مثل الحضور والانصراف والرواتب والإجازات والأداء الوظيفي، ما يمنح رؤية متكاملة حول الموظف ويساهم في تسهيل تحليل الأداء الفردي والجماعي ودعم قرارات التطوير الوظيفي أو زيادة الرواتب، كما يمكن للشركة من خلال هذا النهج تحسين تجربة الموظفين وتخطيط إستراتيجيات الموارد البشرية بناءً على بيانات دقيقة.

التوافق مع القوانين والأنظمة

تم تصميم الملف الشخصي للموظف داخل نظام جسر ليعكس جميع متطلبات قوانين العمل السعودي بصورة سلسة وشاملة تضمن إدارة دقيقة لحقوق الموظفين وواجباتهم والتعامل بمرونة مع أي تغييرات في القوانين، ما يوفر الوقت والجهد على الشركات ويعزز الكفاءة الإدارية ويضمن الامتثال القانوني وتفادي المخالفات، ويتم ذلك عبر تحديث قاعدة البيانات تلقائياً مع كل تغيير تشريعي وفقاً لأحدث المتطلبات القانونية، فيتم على سبيل المثال تضمين كافة أنواع عقود التوظيف المختلفة بسهولة، ما يلبي احتياجات المنشآت المتنوعة من خيار أنواع عقود التوظيف من ملف الموظف واختيار النوع المناسب، مثل:

• دوام كامل: يعد هذا النوع الأكثر شيوعاً ويشمل عقود العمل محددة المدة أو غير محددة المدة مع متطلباتها القانونية مثل فترة التجربة باتفاق الطرفين وساعات العمل التي تشمل العمل الإضافي والراحة اليومية والأسبوعية، إضافة إلى الإجازات والتأمين الطبي والاجتماعي ومكافأة نهاية الخدمة وفق شروط الاستحقاق.
• دوام جزئي: يتسم هذا العقد بمرونة مدته وفقاً لاتفاق الطرفين، دون الحاجة لفترة تجربة، فتكون ساعات العمل أقل من نصف ساعات العمل اليومية وتشمل الراحة الأسبوعية والعمل الإضافي، مع الاستفادة من الإجازات والتأمين الطبي والاجتماعي.
• عمالة منزلية: يشمل هذا النوع عمال الخدمة المنزلية الذين يتم استقدامهم لتقديم خدمات منزلية لصاحب العمل أو أسرته، تحت كفالته الفردية، وعند انتهاء العلاقة التعاقدية، يستحق العامل مكافأة نهاية خدمة تعادل أجر شهر واحد في حال استمراره في الخدمة أربع سنوات متتالية.
• موظف أجير: يختص هذا النوع بالعاملين الذين يتم التعاقد معهم عبر شركات تأجير العمالة، ويتم إضافتهم بتعريف الشركة المؤجرة وإدخال بياناتها من خيار إضافة نوع جديد من شركات تأجير العمالة من الملف الشخصي للموظف، ثم تحديد البدلات المدفوعة للموظف المؤجر من الشركة والبدلات المدفوعة للشركة المشغلة بناءً على الاتفاقيات الموضحة في العقد بين المنشأة وشركة التأجير.

إدارة العهد وتتبعها

تمثل العهد الأصول العينية التي تمنحها الشركات للموظفين لاستخدامها في أداء مهامهم، مثل الحواسيب المحمولة والهواتف النقالة والسيارات والمعدات التقنية وغيرها، وتتيح إدارة العهد تتبع استخدامها وصيانتها لضمان الحفاظ عليها وتقليل التكاليف المرتبطة بفقدانها أو سوء استخدامها، ويمكّن جسر مشرف النظام من تعريف أنواع العهد مسبقاً باستخدام الخطوات التالية:

• الانتقال إلى قسم الإعدادات ثم المنشأة واختيار أنواع العهد.
• إضافة نوع عهدة جديد عبر إدخال اسمها باللغتين العربية والإنجليزية.
• تفعيل خيار السماح للموظفين بتقديم طلب لهذا النوع وفق الحاجة.
• اختيار الأيقونة المناسبة.
• النقر على خيار إضافة.

وتتيح إدارة العهد عبر الملف الشخصي للموظف على جسر من:

• إسناد العهد للموظف مباشرةً دون الحاجة لسلسلة موافقات باستخدام خيارات العهد المتاحة والمعرّفة مسبقاً، أو العهد الجديدة لاختيار نوع العهدة وإضافة تفاصيلها وتخصيصها للموظف.
• إخلاء العهدة المسندة للموظف وتغيير حالتها إلى مسترجعة بإدخال تاريخ الإرجاع.
• عرض جميع العهد المسندة للموظف عند إنهاء عقده لإخلائها قبل إنهاء الإجراءات.
• توفير تقارير شاملة بعهد جميع الموظفين، وتتبع حالة العهد وتكاليفها (متاحة، متضررة، مؤرشفة)، و بيانات الموظفين الحاصلين على عهد.

انضم الآن إلى جسر وحسّن إدارة أصول شركتك بصورة شاملة وشفافة وفعالة مع ميزة العهد الشخصية لضمان استدامة مواردك وتقليل التكاليف التشغيلية.

إدارة التكاليف بسهولة وشفافية

يوفر الملف الرقمي أدوات فعالة لمتابعة التكاليف التي تتحملها المنشأة عن الموظفين، مثل رسوم نقل الكفالة وتجديد الإقامة، فيمكن لمشرف النظام إضافة أنواع التكاليف وتفاصيلها مباشرة في الملف الشخصي لكل موظف ما يمنح المنشأة صورة دقيقة عن إجمالي المصروفات المتعلقة بالموارد البشرية ويساهم في إعداد تقارير مالية دقيقة واتخاذ قرارات إستراتيجية تستند إلى أرقام واضحة.

إضافة البدلات بصورة شاملة ومنظمة

يساعد النظام في تعريف جميع أنواع البدلات التي تمنحها المنشأة للموظفين، مثل بدل السكن وبدل المواصلات من خلال الملف الرقمي، وتوفر هذه الآلية سهولة كبيرة في متابعة الرواتب الشهرية وضمان عدم حدوث أخطاء في حساب المستحقات ما يحقق رضا الموظفين ويعزز الثقة بين الموظف والإدارة. ويمكن لمشرف النظام إدخال جميع أنواع البدلات التي تقدمها المنشأة للموظفين، وبعدها يمكن إدخال قيمة البدل لكل موظف عبر ملفه الشخصي أو باستخدام قالب الإكسل المخصص لذلك.

إتمام المعاملات المالية بتنظيم وشفافية

تعد الإدارة المالية للموظفين عبر الملف الرقمي من الأدوات الرئيسية التي تدعم الكفاءة التشغيلية والتكامل بين أقسام المؤسسة، إذ توفر هذه الأداة حلولاً مبتكرة لمتابعة وإدارة التفاصيل المالية بطريقة مؤتمتة ودقيقة من خلال نظام جسر، ما يمكّن الشركات من تحسين الشفافية وتقليل الأخطاء وسهولة الوصول إلى البيانات المالية المحدثة وإجراء العمليات المتعلقة بها بسرعة، كما تسهم هذه الميزة في تعزيز رضا الموظفين وزيادة إنتاجيتهم وتوفر أدوات تساعد الإدارات المختلفة على اتخاذ قرارات إستراتيجية مستنيرة بفضل الوصول السريع للمعلومات وتحليلها بدقة.

فمن خلال تبويب المعاملات المالية سيتمكن مشرف النظام من إدارة جميع المعاملات المالية الخاصة بالموظفين بإضافة المعاملة لمسير الرواتب وفق التاريخ المحدد، أو في تقرير المعاملات المالية خارج مسير الرواتب.

ويقدم النظام أربع أنواع من حالات الدفع المتاحة للمعاملات المالية:

• مفتوحة: عند إضافة معاملة مالية ولم يتم تأكيد الدفع لها.
• مؤكدة: تمت إضافة معاملة مالية تدفع داخل مسير الرواتب وتم تأكيد مسير الرواتب.
• مدفوعة: تم تأكيد الدفع للعملية المالية من ملف الموظف.
• تحت المراجعة: تمت إضافة عمليات مالية تدفع داخل مسير الرواتب، ومازالت حالة مسير الرواتب تحت المراجعة.
• ملغية: تم إلغاء المعاملة المالية.

كما يتيح النظام إدارة المعاملات المالية للموظف من الملف الرقمي عبر عدة إجراءات:

• إضافة معاملة مالية جديدة: من قسم المعاملات المالية من عرض الموظفين ثم اختيار الموظف المطلوب، ويمكن بعدها للمشرف أو صاحب الصلاحية تحديد كافة تفاصيل المعاملة مثل النوع والمبلغ المستحق وأسلوب الدفع وتاريخ الاستحقاق مع خيارات لإضافة المرفقات وكتابة الأوصاف والملاحظات.
• تصدير قائمة المعاملات المالية: من خيار التصدير أعلى الجدول الذي يمكنك من اختيار التنسيق المناسب (XLS أو PDF).

• إعادة جدولة المعاملات المالية: يمكنك إعادة جدولة المعاملات المالية التي تدفع داخل مسير الرواتب للموظفين عبر تغيير تاريخ الاستحقاق لأي معاملة غير مدفوعة إلى تاريخ مستقبلي.

• تعديل تفاصيل المعاملة: يمكنك النظام دائما من تعديل المعاملات لضمان تحديثها وتلافي أي أخطاء قد تحدث.

• إتمام الدفع للمعاملات: يمكنك تحديد تاريخ دفع كل معاملة مالية وتأكيدها ليُتم النظام العملية في موعدها.

تتبع وإدارة عمليات أداء الموظف

يمثل الملف الرقمي في نظام جسر لإدارة الموارد البشرية مركزاً شاملاً لتجميع نتائج تقييمات الأداء الخاصة بكل موظف، ما يسمح بتحليلها وإدارتها من خلال واجهة موحدة، ويجمع الملف كل المعلومات المتعلقة بدورات المراجعة والتقييم ويتيح مراجعتها بانتظام ووضوح، ويساعد هذا التجميع في بناء رؤية شاملة حول أداء الموظف طوال مدة عمله ما يعزز اتخاذ قرارات إستراتيجية تعتمد على بيانات دقيقة وموثوقة.

فوائد إدارة الأداء من خلال الملف الرقمي

• الدقة والشفافية: يضمن الملف الرقمي توحيد جميع معلومات الأداء والأهداف في مكان واحد ما يتيح وصولاً سهلاً وواضحاً لكافة التفاصيل الخاصة بالتقييمات.
• تعزيز الكفاءة الإدارية: يساعد على تسريع عمليات التقييم باستخدام أدوات متطورة تتيح متابعة تطور الموظفين مقارنة بالأهداف المحددة بدقة.
• تحفيز الموظفين: يعزز شعور الموظفين بالرضا والتحفيز بفضل وضوح الأهداف وعدالة التقييمات المستمرة.
• اتخاذ قرارات مستنيرة: يتيح النظام للإدارة اتخاذ قرارات دقيقة بشأن الترقيات أو خطط التدريب أو التقييم العام بفضل البيانات الموثوقة.
• توفير الوقت: يقلل الجهد المطلوب لإدارة سجلات الأداء التقليدية ويتيح التركيز على تطوير الأداء بفضل الرقمنة الكاملة.

يتيح تبويب الأداء في ملف الموظف الشخصي مجموعة من الميزات التي تدعم تقييم الأداء وتُمكّن المدير أو مشرف النظام من القيام بالمهام التالية:

• الاطلاع على تفاصيل دورات المراجعة: يمكن عرض تفاصيل دورات المراجعة الحالية والسابقة واستعراض نتائجها بسهولة.
• إضافة تقييم الموظف: عبر تبويب الأداء يختار المدير المباشر فقط دورة المراجعة الحالية وبالضغط على عرض التفاصيل يتم نقله إلى استمارة التقييم الخاصة بالموظف، إذ يمكن تعديل التقييم المتعلق بالكفاءات أو الأهداف، وبعد الانتهاء، يتم حفظ التقييم.
• إضافة أو تعيين الأهداف: عند غياب الأهداف، يمكن النقر على إنشاء هدف جديد، أما في حال وجود أهداف فيمكن تعيين هدف إضافي بالنقر على تعيين هدف جديد.
• إدارة الأهداف الحالية: يمكن تنفيذ عمليات متعددة على الأهداف، مثل تحديث المعلومات وعرض التفاصيل وتحديث التقدم أو حذف الهدف.
• استعراض الكفاءات: يمكن رؤية جميع الكفاءات المسندة للموظف واستعراضها بوضوح.

إدارة الإجازات من ملف الموظف الشخصي

توفر خاصية إدارة الإجازات من الملف الشخصي تبويباً خاصاً في ملف الموظف يتيح للمديرين الوصول إلى تفاصيل الإجازات الحالية والمجدولة وسجلات الإجازات السابقة بالإضافة إلى ملخص الإجازة السنوية، ما يدعم اتخاذ قرارات مستنيرة وتنظيمية ويوفر تجربة سلسة لإدارة إجازات الموظفين بكفاءة.

أهمية إدارة الإجازات من الملف الشخصي على جسر

• تحسين الكفاءة التشغيلية: تمكّن خاصية إدارة الإجازات المشرفين من تتبع الإجازات بسهولة باستخدام أدوات رقمية متقدمة، ما يقلل من الجهد اليدوي في تنظيم السجلات.
• تعزيز الشفافية: يوفر النظام تقارير دقيقة ومباشرة عن الأرصدة السنوية والإجازات المستخدمة والمجدولة لتعزيز الشفافية بين الموظفين والإدارة.
• توفير الوقت: تسريع عملية تقديم الطلبات والموافقات أو التعديلات باستخدام النظام الرقمي، ما يتيح للإدارة التركيز على مهام أخرى أكثر أهمية.
• دعم القرارات الإستراتيجية: يسمح النظام بمراجعة شاملة لسجلات الإجازات واتخاذ قرارات مستنيرة حول توزيع الموارد البشرية.
• الامتثال القانوني: يتماشى النظام مع القوانين المحلية ولوائح العمل السعودية، ويقوم بتحديث القاعدة تلقائيًا عند أي تغيير تشريعي لضمان الامتثال الكامل.
• تحديث تلقائي للرصيد: يضمن عدم وجود أخطاء في حساب الرصيد المستحق.
• سهولة الوصول والتعديل: عبر واجهة سلسة وخطوات بسيطة لتنفيذ العمليات

إجراءات إدارة الإجازات على نظام جسر

يوفر نظام جسر لإدارة الموارد البشرية أدوات شاملة لإدارة الإجازات من ملف الموظف الشخصي، فينقسم تبويب الإجازات إلى ثلاثة أقسام رئيسية لتسهيل الوصول إلى البيانات وإجراء التعديلات بسرعة وكفاءة، وهي:

1.  الإجازات الحالية والمجدولة: يمكن لمشرف النظام إدارة الإجازات النشطة أو المستقبلية من خلال:

• تأكيد استئناف العمل بعد الإجازة.
• تمديد الإجازة الحالية أو المستقبلية.
• إلغاء طلب الإجازة بسهولة.

• الإجازات السابقة: يعرض هذا القسم السجلات السابقة للإجازات مع إمكانية تصفية البيانات وفق نوع الإجازة أو السنة، ويمكن أيضاً لمشرف النظام:

• استخدام خيارات مثل التمديد أو الاستئناف المبكر أو الإلغاء.
• حذف الإجازة ليقوم النظام تلقائيًا بتحديث رصيد الإجازات السنوية إذا كانت الإجازة المحذوفة مستخدمة في السنة الحالية.

• تفاصيل الإجازة السنوية: يقدم ملخصًا عن الإجازات السنوية ويتضمن:

• الرصيد الافتتاحي: عدد الأيام المضافة عند إعداد النظام لأول مرة.
• الاستحقاق السنوي: عدد الأيام المستحقة سنويًا حسب العقد.
• الرصيد المرحل: الأيام غير المستخدمة من السنة السابقة.
• الإجازات المستخدمة: الأيام التي استُخدمت خلال السنة الحالية.
• إجمالي الرصيد المتوقع: حساب إجمالي الرصيد المتبقي حتى نهاية العام.
• الرصيد المحجوز: الأيام المحجوزة لإجازات مستقبلية.
• الرصيد المستحق حتى اليوم: مجموع الأيام المرحّلة والمستحقة منذ بداية العام.

ختاماً فإن الملف الرقمي للموظف من جسر ليس مجرد أداة بل هو حل شامل يعالج كافة تحديات إدارة الموارد البشرية من توحيد البيانات وتسهيل الوصول إليها، وتحقيق الامتثال القانوني وتحسين الكفاءة التشغيلية، إلى الإدارة الدقيقة والشفافة لكل ما يتعلق بالموظفين لتعزيز تجربتهم ورفع مستوى الإنتاجية داخل المؤسسة.

امنح مؤسستك قوة تنافسية مع جسر، الحل الذكي الذي يجمع بين التقنية المتقدمة والتنظيم الشامل. ابدأ اليوم واكتشف كيف يمكن لجسر أن يكون شريكك الأمثل لتحقيق النجاح! اطلب العرض التجريبي الخاص بجسر الآن